Тайм-менеджмент для журналіста: десять порад, як ефективно організувати свій час

Фото: pixabay.com

Всі поради, які пропоную нижче, перевірені власним досвідом. Поділитися ними вирішив тоді, коли помітив, що в різних аудиторіях часто чую одне й те саме питання: «Коли ви все встигаєте?»

1. Плануйте матеріали на рік уперед. Відразу після виходу статті на «довгограючу» тему створіть собі нагадування у смартфоні з «контрольними точками» повернення до теми. Наприклад, через місяць, півроку та рік.

Збережіть файл із текстом матеріалу, щоби потім не писати його наново, а лише додати до «історії події» нові факти.

Якщо ви контент-менеджер сайту, виділіть день, коли зможете наперед (наскільки вистачить сил, хоч на рік) придумати матеріали на «вічнозелені» неподієві теми, які потім лише можна буде автоматично активувати.

Якщо інформаційний привід є актуальним суворо раз на рік (приміром, пам'ятна дата) — можна скопіювати текст цьогорічного матеріалу, зробити легкий рерайт — і виставити в «адмінці» сайту дату його активації рівно за рік. А цьогорічний текст нехай продовжує жити власним життям — для нечастих пошукових запитів на цю тему, які все ж траплятимуться впродовж року.

2. Майте напоготові заняття для «обрізків часу».«Обрізки часу», або «сміттєвий час» — це невеликі проміжки між справами, які зазвичай нічим не зайняті. Короткі за тривалістю (до 15 хвилин), у сумі впродовж дня вони утворюють декілька годин. Варто наперед планувати, чим займатися в такі часові інтервали.

Що відносимо до «обрізків часу»? Час у дорозі (у громадському транспорті чи в авто), в чергах, в очікуванні співрозмовника. У перевантажених людськими потоками офісних центрах це може бути навіть час очікування ліфта.

Чим зайняти цей час окрім типового варіанту «слухати музику в навушниках»? Відповідати на нетермінові телефонні дзвінки, які раніше пропустили або відхилили через зайнятість. Телефонувати самому (не відволікаючись на нетермінові вихідні дзвінки під час основної роботи). Читати книжки чи статті (у друкованому чи електронному вигляді або збережені в закладках смартфону). Слухати подкасти. Записувати на диктофон у смартфоні свої ідеї або чернетки для майбутніх статей — потім, опинившись за комп'ютером, прослухаєте й занотуєте. Відписати всім, хто писав вам у месенджері.

Особисто я дотримуюся думки, що краще виділити п'ять хвилин і відписати всім авторам нетермінових повідомлень одразу, аніж відволікатися на кожну відповідь окремо — часу ніби й небагато піде, але якщо для написання відповіді ми щоразу відволікаємося від роботи, потрібен буде ще й час на повторне входження в контекст справи.

Варто привчити себе формувати запас справ та матеріалів для «сміттєвого часу» наперед. Щоби потім, коли раптом доведеться чекати важливого співрозмовника під дверима кабінету впродовж години, ви просто витягнули смартфон, відкрили закладки — і прочитали, скажімо, декілька корисних статей, одразу занотувавши висновки з прочитаного.

3. Починайте робочий день раніше за колег і одночасно з ньюзмейкерами.Більшість тих, про кого ми пишемо і чиїх коментарів потребуємо, починають працювати раніше за нас, журналістів. Чому б цим не скористатися? Адже часто виходить так, що застати нашого співрозмовника на робочому місці і в конструктивному робочому настрої — найзручніше саме в проміжку з 8-ї до 9-ї години. Далі — наради, поїздки, відвідання об'єктів, обхід території, робочі зустрічі й т. д. — залежно від специфіки роботи ньюзмейкера. А вранці — і голова свіжіша, й настрій ніхто не встиг зіпсувати. Чому б не відповісти журналісту? Ось тільки середньостатистичний журналіст у цей час здебільшого лише збирається на роботу й телефонувати експертам починає ближче до обіду...

Ще одна перевага раннього початку роботи очевидна, якщо ви працюєте у великому ньюзрумі — матимете можливість написати щось важливе в тихій спокійній обстановці, якщо прийдете на роботу раніше за колег.

Зрештою, особисто я впевнений: ранній старт робочого дня дає потужний заряд енергії. «З розбігу» увійти в роботу — це можливість встигнути зробити більше за коротший проміжок часу. Тобто збільшити свою ефективність.

4. Приходьте і виходьте на події не вчасно, а завчасно.«Завчасно» означає, по-перше, прийти на місце події за 10–15 хвилин до її початку, а по-друге, вийти або виїхати з запасом часу. Таким чином ми страхуємо себе від форс-мажорів та даємо можливість отримати більше інформації, ніж колеги, які прийдуть «хвилина в хвилину» або ж узагалі запізняться.

За рахунок чого інформації може виявитися більше? Завдяки неформальному спілкуванню з колегами та ньюзмейкерами до початку події — елементарний «збір пліток» (серед яких цілком може виявитися, приміром, інформація про цікаву вакансію) або ж small talk із ньюзмейкером, що допоможе створити зайву точку контакту з перспективним співрозмовником і збільшити вашу впізнаваність для нього.

Якщо ж ви прибіжите хвилина в хвилину чи запізнитеся — хвилювання й розгубленість на певний час виб'ють вас із продуктивної колії. Відтак ризикуватимете упустити щось важливе або цікаве та загалом витратити більше енергії, ніж мали би. А вона могла би піти на важливіші справи.

5. Змусьте себе пропрацювати безперервно перші 15 хвилин — далі «втягнетеся» й піде легше. Не можете зосередитися? Позбавте себе доступу до інтернету або спробуйте фрирайтинг. Один зі способів із головою поринути в роботу — вимкнути телефон. Не перевести у віброрежим, а саме вимкнути. В чому різниця? Не буде можливості користуватися соцмережами й реагувати на сповіщення з месенджерів.

Інший варіант — надягнути навушники, ізолювавши себе від звуків навколишнього світу. Якщо поряд із вами працює багато колег, ви в такий спосіб ще й їм дасте зрозуміти — зараз вас ліпше не відволікати.

Якщо відчуваєте, що сила волі вас може все одно підвести — відімкніть робочий ноутбук від доступу до інтернету. Щоби під час роботи над статтею (якщо, звісно, вона не передбачає постійного копіювання з мережі фрагментів тексту) ви могли використовувати комп'ютер лише як друкарську машинку.

Не пишеться навіть і так? Спробуйте розігнати розумову діяльність за допомогою фрирайтингу. Про нього чимало пише засновник проекту «Жить интересно» Армен Петросян, тож зацікавлених відсилаю до його статей. Коротко ж поясню суть вільного письма, як перекладається фрирайтинг, так, як використовую його сам. Ставите таймер на 10–15 хвилин — і просто пишете. Не думаючи (точніше, не встигаючи думати) про грамотність, охайність і логічну структурованість вашого тексту. Можна поставити собі певне питання, відповіддю на яке буде сеанс вільного письма. Можна просто писати все, що спадає на думку. Головне — ніяк не оцінювати написаного й не зупинятися. Навіть якщо нічого не йде в голову — так і писати. За кілька хвилин думки підуть.

Перечитувати написане не обов'язково. Зрештою, швидко фіксуючи потік власних думок, ви цілком можете писати таким почерком, що потім за всього бажання просто не зможете перечитати те, що написали. Так-так, писати раджу саме від руки, це краще дисциплінує.

Головний результат фрирайтингу саме в цьому контексті, в якому рекомендую його тут — розігнати мозок для подальшої продуктивної роботи, поринути з головою в словесно-інформаційний потік. А далі буде легше, робота піде сама собою.

6. Якщо можна зробити якусь справу за три хвилини — зробіть і забудьте. Дрібнички, які «висять» над нами тижнями, висмоктують багато енергії. Тому категорично раджу (перевірено власним досвідом): якщо справа не варта виїденого яйця — зробіть її, а не розмірковуйте в стилі: «Якось треба буде цим зайнятися», «На дозвіллі подумаю...», «Пораджуся з хлопцями (дівчатами)», «Тут треба сідати і обмірковувати», «Можна буде перед вихідними зробити» і т. д.

Відповісти, чи візьмете участь у прес-заході. Заповнити елементарну гугл-форму для акредитації кудись. Розподілити з еолегами дні чергування на серпневі вихідні. Викинути все зайве з робочого столу. (З мого досвіду — зайве там усе, крім ноутбука.) Для всіх цих справ потрібно кілька хвилин. Тому краще швидко зробити й забути, звільнивши себе для важливіших справ. Навіть якщо виявиться, що ваше рішення було помилковим, ціна помилки — мізерна.

Ще один суттєвий, на мій погляд, нюанс, недотримання якого може звести нанівець ефект від зробленого. Давши відповідь у подібній ситуації одним словом або реченням, не варто згодом починати розлого аргументувати свою позицію: «Ну бо, розумієш, якщо зробити по-іншому, то...» Почувши ваші виправдання, хтось, цілком імовірно, почне ставити вашу думку під сумнів. І все почнеться з початку...

7. Дайте поглиначам часу можливість висловитися впродовж трьох хвилин — і відразу уточнюйте, якої саме допомоги вони потребують. Таким чином ви й виговоритися людині дали (викласти суть більшості питань за три хвилини — цілком реально), і подальші дії скоординували. Коли ви розумієте, чого саме людина хоче від вас, — вам легше планувати, що робити далі. Зайнятися її питанням самому? Попросити колегу або передоручити комусь (якщо у вас є підлеглі)? Ввічливо відмовити, пояснивши, що такими питаннями не займаєтеся?

Нерідко виявляється, що ніяких ваших дій людина і не потребує — вона просто хотіла виговоритися. А «професійним скаржникам» можна запропонувати висловити свою проблему письмово. Задумливий відвідувач попрямує додому обмірковувати майбутній лист і не факт, що прийде знову.

Зрештою, чимало серйозних питань справді варто розглядати, спираючись на письмово викладені факти, а не на емоції «з голосу».

8. Якщо зайняті — відверто зізнавайтесь у цьому й поважайте аналогічне право інших. Не бійтеся відмовляти тим, хто претендує на ваш час та ваші гроші, пропонуючи взамін те, що вам не потрібно. Приміром, телефонують з інтернет-магазину чи від мобільного оператора, щоб дізнатися вашу думку про якість обслуговування чи розповісти про нові сезонні пропозиції, а ви саме зараз дописуєте термінову статтю? Без докорів сумління відповідайте: «Вибачте, я зайнятий», — і закінчуйте розмову.

Натомість у реальному житті часто бачу, як журналіст по п'ятнадцять і більше хвилин веде діалог із додзвонювачем — а потім скаржиться: ну не дають працювати, звідки вони тільки мій номер взяли?..

Варто чітко і недвозначно відмовлятися від розмови, коли вам справді незручно говорити. Водночас слід поважати таке саме право інших людей. І якщо розмова очікується не на півхвилини, варто цікавитися, чи зручно співрозмовнику розмовляти.

А ось якщо ви телефонуєте по терміновий коментар резонансної події до чиновника — подібну ввічливість, навпаки, вважаю недоречною. Людина із задоволенням відповість: «Так, я зайнятий, розмовляти незручно», — і виб'є ваш виклик. Не давайте йому встигнути це зробити — одразу запитуйте те, що вас цікавить. Якщо він відмовиться відповідати — ви принаймні знатимете, що маєте справу саме з відмовою, а не просто з відкладеною розмовою через зайнятість ньюзмейкера.

9. Визначте час, коли користуватиметеся соцмережами «не по роботі». Маю на увазі звичайний інтернет-серфінг — не для пошуку інформації та поширення ваших матеріалів, а, образно кажучи, для перегляду «котиків». Чому б не відвести для цього спеціальні часові проміжки? Приміром, 15 хвилин на початку робочого дня, півгодини в обід — і 15 хвилин перед завершенням робочого дня?

Як на мене, впорядкувати стосунки з соцмережами, щоб вони не заважали, а допомагали роботі, — це питання не часу, а волі.

Особисто я переглядаю свіжі фото й дописи від цікавих мені користувачів соцмереж під час перерв на каву або у громадському транспорті. Тобто в ті самі «обрізки часу», про які йшлося в п. 2. А ось коли пишу статтю — взагалі не реагую на вхідні повідомлення будь-якими каналами.

Мій принцип: один час — одна справа. Всю увагу — тому, що в даний проміжок часу є пріоритетом. А розсіювання уваги особисто для мене означає не зробити як слід ні однієї справи, ні іншої.

10. Залишайте позаробоче життя за дверима офісу. Простіше кажучи, прийшли на роботу — працюйте. Привчіть близьких, щоб не телефонували вам із дріб'язкових питань під час робочого дня. Нехай ваші постійні додзвонювачі звикнуть до того, що коли ви працюєте над статтею — ви працюєте над статтею, а не паралельно вислуховуєте одним вухом свіжі плітки. По-перше, ви привчаєте людей цінувати ваш час. По-друге, ви збільшуєте свої шанси виконати роботу якісно і не припуститися помилок через розсіяність уваги. Найголовніше ж — вдалий робочий день краще починати відразу з того, щоб поринути у справи з головою, різко перемкнувшись із хатніх та особистих справ на службові. Щоб ваша підсвідомість чітко зрозуміла: зараз починається час для роботи. Кожному часовому проміжку — свої пріоритети. Тому, якщо ви звикли розмовляти з близькими, їдучи на роботу чи піднімаючись до офісу (а з моїх спостережень, так робить дуже багато журналістів) — коли ви зайшли до редакції, ввічливо прощайтеся. Так і пояснюючи: ну все, я вже на роботі, починаю працювати. Зателефоную, коли матиму вільну хвилину. А собі поясніть: щоб цю вільну хвилину заробити, варто спершу попрацювати.

Переконаний: робота іде ефективніше, коли у відведений для неї час ви повністю віддаєтеся справі. А в час для особистого життя ви не ділите його роботою. Типове звинувачення ображених дружин: «Твоя коханка — робота», — це не про працеголізм, а про «змішування понять». Тобто про невміння віддаватися роботі в час для роботи, а сім'ї — в час для сім'ї.

Загальний алгоритм ефективного використання часу, перевірений власним досвідом, звучить так:

  1. Визначте для себе пріоритети.
  2. Щодня тримайте їх у фокусі уваги.
  3. Виділіть «бюджет часу» для кожного з них.
  4. Зробіть так, щоби про ваші пріоритети і про час для них знали люди, від яких залежить ваша життєдіяльність. Домовляйтеся з ними про це, а при потребі — передомовляйтеся.
  5. Найголовніше: сприймайте час як гроші. Не любите губити гроші? Не дозволяєте їх красти? Так само поводьтеся і з часом. Адже насправді він цінніший за гроші. Один із резервів особистої ефективності — думати про час так, як думаєте про гроші. Як мінімум.
comments powered by Disqus